A gestão de documentos é, sem dúvidas, um dos grandes desafios das empresas e instituições que lidam diariamente com muitos papéis. Isso acontece porque encontrar documentos de forma rápida e eficiente em meio a tantos arquivos físicos, muitas vezes, é uma missão complexa. Além disso, muitos gestores têm dúvidas quanto aos critérios de organização e ao que pode ser descartado e isso pode acabar ocupando desnecessariamente o espaço físico, que geralmente é limitado. Sem falar na questão da deterioração do acervo impresso. Papéis exigem manuseio e armazenamento adequados para que sua durabilidade não seja comprometida.
Pensando nisso, a Fundação Energia e Saneamento criou um sistema completo de gestão de arquivos que tem o objetivo de sistematizar, racionalizar e recuperar de forma segura as informações de acervos arquivísticos, bibliográficos e museológicos. Esse serviço, desenvolvido pela instituição, tem a missão de organizar digitalmente todo o material impresso, promovendo assim mais eficiência na busca por informações. “Diversas instituições e organizações já contam com programas de gestão documental. O problema, em muitos casos, é a falta de critérios e de padrão de organização. Nesse caso, o Enerweb [ferramenta desenvolvida pela Fundação] é uma consequência do processo, já que padroniza essas informações e facilita o trabalho nessas instituições”, conta Eneida Labaki, Coordenadora da Área de Vendas da Fundação.
No caso de bibliotecas e museus, digitalizar acervos pode significar mais qualidade na gestão do tempo e principalmente redução do risco de extravio ou perda de arquivos importantes. Já para as empresas, a gestão digital de documentos pode ser a garantia da realização de mais vendas e, consequentemente, trazer mais lucros à companhia. Uma empresa que está com dificuldade de fidelizar os consumidores por não ter fácil acesso aos dados como últimos pedidos realizados, nome e endereço do cliente pode se beneficiar do sistema, já que, com a ferramenta, o atendente consegue encontrar rapidamente as informações relevantes para garantir o fechamento da venda.
No entanto, de acordo com Rita Martins, diretora executiva da Fundação, o sistema é mais que um aliado do departamento comercial: “O foco da ferramenta não está relacionado apenas à questão das vendas e do relacionamento com os clientes. Uma empresa pode precisar organizar o arquivo de RH, de contabilidade ou jurídico para facilitar os processos internos, por exemplo, e isso também é possível. Em outras palavras, todo o material impresso de uma companhia ou instituição pode ser organizado de forma criteriosa com a utilização dessa ferramenta”.